Tempo di riunioni

Mando una mail ieri sera per convocare una riunione con partecipanti di diversi settori.  Ci mettiamo d’accordo per effettuare una call conference alle 9:30 ed evitare così ad alcuni dei colleghi di spostarsi dalla propria sede.  Alle 9:30 siamo pronti e quindi chiamo il numero del collegamento ma non c’è ancora nessuno. Aspetto 10 minuti prima di sollecitare i ritardatari ma quando uno di questi risponde, invece di scusarsi, mi informa che sono impegnati su altro fronte e non sa se e chi potrà collegarsi e che mi farà sapere a breve. Passano altri 5 minuti e si collega. Mi chiede di iniziare, lo faccio. Subito dopo mi interrompe perché ritiene sia necessario aspettare un’altra persona. Taccio e resto in attesa. Quest’ultima si palesa dopo altri 5 minuti, si presenta e si scusa per il collega di cui sopra che non potrà partecipare. Questo prende la parola e dice che c’è…. La prima mezzora abbondante passa così. Nei 15 minuti successivi capisco che il tema non è stato verificato e aggiorno l’incontro alla settimana successiva.  Persa di netto quasi un’ora.

L’episodio non è certo esaustivo delle mille varianti in cui le riunioni prendono forme anomale. E’ solo lo spunto per fare una riflessione su come la mancata gestione del tempo  sia uno dei punti di maggiore debolezza delle aziende nostrane.

La maggior parte di esse, infatti, non considera il tempo un valore, e nemmeno una risorsa finita. Non rispettare l’orario di inizio è la regola. Basterebbe solo ricordare quante telefonate riceviamo da qualcuno che approfitta dell’attesa dell’inizio di una riunione. Di conseguenza l’orario di fine diviene una variabile a piacere. Spesso gli incontri sono talmente lunghi, noiosi e mal gestiti che oltre a non servire a nulla, interrompono il ritmo della giornata rendendo più complicato mantenere la concentrazione sul fare. Spesso anche quando vengono fissate fuori orario, si protraggono ad oltranza, non per necessità, ma per dare spazio all’esibizione dell’ego del manager di turno, intenzionato a  non mollare quel ruolo, che gli rende facile la vita, invece di tornare a casa dalla famiglia, nudo e senza rete. Uno stereotipo diffuso al punto tale che quando ci si confronta tra amici sembrerebbe la stessa persona che gira in tutti gli uffici.

Il danno più grave di questo fluire del tempo, senza regole né organizzazione, è l’estromissione di chi potrebbe dare un contributo importante nei posti chiave ovvero quelli che, sapendo cosa farne, tengono al proprio tempo. Quelli che non lo spendono in modo inutile e lo rendono produttivo. Quelli che non si guardano i piedi per vedere dove sono ma guardano avanti per capire dove andare. Quelli che non sono figli dell’omologazione ma della discontinuità.  Quelli che non si arrendono allo status quo ma tentano di modificarlo e trovare soluzioni nuove ed efficaci. Ed in questo, si concorderà le donne (attenzione però, solo quelle che non si adattano ai modelli pre-esistenti e portano avanti con determinazione il punto di vista dell’altra metà del cielo!), per tutta una serie di motivi noti per cui devono gestire bene il proprio tempo,  sono sicuramente pioniere.

Basterebbe riflettere sul fatto che in un mercato instabile e soggetto a continui cambiamenti, rinunciare a chi è portatore  di vita esterna, equivale ad arrendersi. Basterebbe riflettere sul fatto che se il tempo per studiare e riflettere sulle soluzioni è minore di quello per raccontarle c’è qualcosa che non va. Come dire, basterebbe fermarsi e riflettere.

2 pensieri riguardo “Tempo di riunioni

  1. Parole sacrosante! Le riunioni nelle aziende italiane sono una colossale perdita di tempo che, molto spesso, non porta nemmeno lontanamente a raggiungere l’obiettivo che ci si era prefissati. Ho conosciuto vari stranieri che hanno lavorato in Italia e tutti erano basiti da come erano gestite male (o non gestite affatto) le riunioni e di come durassero il triplo che nel loro paesi. Credo sia proprio una delle ragioni della bassa produttivitá delle aziende italiane.

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